【土地家屋調査士の皆様へ】売上アップに必要な進捗管理の方法とポイント
いつもお読みいただきありがとうございます。船井総研の菅野です。
今回は、kintone（案件管理・工程管理システム）を活用した売上アップに必要な進捗管理の方法と
ポイントを紹介させていただきます。
人数は変わらずに測量部の売上が 2.0 倍になった土地家屋調査士事務所様がございますが、
なぜ人数は変わらず、売上を上げることができたと思いますか？
それは、kintone を活用して、確定測量の業務の進捗を細かく管理し、
工程会議で案件の進捗状況を共有したためです。
長年、確定測量業務をやられてきた方なら、
業務の進捗を管理して、滞りなく完了させることは難しくないでしょう。
ただ、確定測量業務に慣れていない方だと、
完了が「3 か月後」「4 か月後」と遅れてしまうことが多いかと思います。
確定測量の完了が「3 か月後」「4 か月後」となると事務所経営は安定してきません。
事務所経営を安定させるためにも高単価である確定測量を「2 か月」で完了させることが重要になります。
ですので、今回は進捗管理に課題のある事務所様に対して、
kintone を活用して、確定測量を「2 か月」で完了させるポイントをお伝えいたします。
①kintone の案件管理アプリを活用して、手持ちの案件を見える化させる
「確定測量」の業務と案件担当者を登録すると、
自動で担当者別の一覧として見える化させることができます。
また、完了期限も登録すると見える化させることができるので、
各案件をいつまでに完了させるべきか一目で把握することができます。
②進捗状況と案件の詳細の見える化
仕掛中の案件は当然のことながら、1 件のみではなく複数あります。
同時並行で複数の案件を処理していくことになりますので、
「各案件」「どこまで完了していて」「どのような状況なのか」が重要になります。
グレー色は完了した業務、グリーン色は仕掛り中の業務など色で判別するとより管理しやすくなります。
また、一番の右の列の「詳細フリー欄」では案件の詳細を記載することができるので、
「先方都合で止まっているのか」「いまどのような状況なのか」などを共有できます。
このように 2 か月で完了させるために
・進捗状況を色で判別させる
・細かい状況を共有・記載することで
各案件スムーズに進めることができます。
③工程会議の実施
①の案件管理アプリで手持ち案件の見える化
②の仕掛案件の進捗状況と詳細の見える化を行った上で
定期的に工程会議を実施すると効果を発揮します。
「誰が」「どの案件の」「どの業務を」「いつまでに」実施するかを
事務所内で共有して、業務を処理していけば漏れもなく期日通りに完了させることができます。
例えば、成果品作成や納品などの後処理業務は立会が完了すると後回しになりがちな業務なので、
完了させないと、売上として計上されてきません。
そのような業務も kintone を活用しながら工程会議で確認すると
漏れることなく完了させることが出来るので、安定的に売上として計上されます。
売上を 2.0 倍にしたポイントは以上になりますが、いかがでしたでしょうか？
「なんだ。そんな簡単なことか」と思われた方もいらっしゃると思いますが、
細かい管理や案件の見える化は簡単なようで、
いざ実施するとなると中々難しいことです。
kintone を活用すると、自動で管理することが可能になるだけでなく
工程会議時間も短縮することが出来ますので、ぜひ活用してみてください！
今回もお読みいただきまして、ありがとうございました。
次回のコラムをお楽しみに！
【土地家屋調査士事務所様向け】案件管理・進捗管理システム
