コラムをお読みいただきありがとうございます。
船井総合研究所の佐藤です。

「メモで依頼したのに、伝わっていなかった」
「進捗確認に時間がかかり、お客様から催促を受けてしまった」

こうした小さなすれ違いが積み重なることで、事務所全体の効率や顧客満足度に影響を与えてしまうことはありませんか？

案件管理の課題を抱えていた司法書士事務所の事例

神奈川県横浜市にある司法書士事務所でも、まさに同じ課題を抱えていました。
独自システムやスプレッドシート、紙ファイルを組み合わせて案件を管理していましたが、1つの案件に平均6名が関わる体制のため、担当者間の連携が欠かせません。
ところが現場ではタスクの依頼を付箋でやり取りしていたため、剥がれや見落としによる「依頼した・されていない」という認識のずれが頻発。
その結果、案件の進捗が滞ったり、期日直前に慌てて対応する事態も少なくなく、安定した業務運営が大きな課題となっていました。

司法書士業務に特化したkintoneの導入

そこで導入されたのが、司法書士業務に特化したkintoneです。
オーダーシートの活用で自然に入力を浸透させ、毎週の会議では一覧画面を見ながら案件ごとの進捗を確認。
タスクや担当者の動きをリアルタイムで把握できるようになったことで、顧客からの問い合わせ件数は減り、事務所から先手を打って動ける体制へと変化しました。

業務の「見える化」で経営も変革

そして何より大きな変化は、これまで感覚で把握していた進捗や内容が、数値として「見える化」されたことです。
案件の進行状況や紹介ルート別の件数・売上など、これまで曖昧だった情報が数字として一覧化され、経営判断の精度が格段に高まりました。

数値化された情報を共有することで、スタッフ全員が同じ認識を持ち、長期案件の売上計上タイミングも事前に把握できるようになりました。
これにより、紙の付箋や感覚的な判断に依存することなく、経営と現場を一体で動かす仕組みを構築できたのです。

結果として、所内のコミュニケーションは円滑になり、相談会の開催や新規顧客開拓といった新しい取り組みへも発展しました。

先生も「感覚から数値へと変わったことで、これまで見えていなかった景色が広がった」と語られています。
まさに、kintoneの導入は単なる業務効率化にとどまらず、経営そのものを変革する力を持っていると言えるでしょう。

詳しいお話はこちらからご確認いただけます。

※月別受託件数の縦棒グラフ

※【今年受注分】案件進捗状況の円グラフ

【セミナー】DX事例に学ぶ！顧客・案件の一元管理

本セミナーでは、全国20拠点に展開し、総勢100名を超えるスタッフが在籍する国内最大手の司法書士法人の代表をお招きし、kintone導入の成功事例をさらに深く掘り下げ、経営者様が直面する課題をどう解決できるのかを具体的に解説します。

特にこのような経営者様におすすめです
・案件管理を紙やExcelに頼っており、業務効率化の限界を感じている
・ 情報共有の遅れが、顧客満足度の低下や機会損失につながっている
・担当者しか業務を把握しておらず、属人化が不安
・事務所の将来的な成長を見据え、デジタル化による経営基盤を構築したい
この機会に、業務効率化と組織の可能性を広げるヒントを見つけてみませんか？

皆様のご参加を心よりお待ちしております。

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