【士業必見】Excel管理を卒業し、事務所経営を見える化する方法
コラムをお読みいただきありがとうございます。
船井総合研究所の佐藤です。
「案件数が増える一方で、管理が追いつかない…」
「誰がどの案件を持っているのか、すぐに把握できない…」
「気づけば対応漏れや進捗の遅れが発生してしまう…」
上記は士業事務所でよく耳にするお悩みです。
札幌にある士業事務所も、同じ壁に直面していました。
同事務所は従業員が30名規模で年間450件以上の案件を抱え、相続・登記・在留資格申請など幅広い分野に対応していました。
案件は順調に増える一方で、Excel管理では進捗が見えにくく、経営数値も把握しにくい状況が続いていました。
担当者ごとに管理方法が異なるため、業務が属人化し、事務所全体としての効率にも限界が見えていたのです。
導入は「ゼロから構築」ではなく「型をベース」に
士業の先生方の中には、
「kintoneって、ゼロからシステムを作り込まないといけないんでしょ？」
「カスタマイズが大変そうで、現場では使いこなせないのでは？」
という不安をお持ちの方も多いかもしれません。
ですが実際には、士業の業務に合わせて整理された仕組みをベースに導入し、必要な部分を調整するだけで運用を始めることができます。
こちらの事務所様の場合も、この仕組みをベースに導入し、事前に業務整理を行っていたこともあって、わずか1〜2週間でkintoneへの落とし込みが完了しました。
また、入力ルールの明文化やマニュアル整備、勉強会やチャットでのリマインドといった工夫により、現場での運用もスムーズに定着していきました。
＜取り組みのステップ＞
この事務所が成果を出せたのは、システム導入だけでなく、現場の業務を一つひとつ見直したからです。
具体的には次の3ステップで取り組みを進めました。
1. 業務の棚卸しと整理
案件受付から完了までの流れを細かく分解し、誰が見ても同じやり方で進められる「型」に落とし込みました。
これにより「人によって進め方が違う」「引き継ぎで迷う」といった属人化が解消されました。
2. ルール化と見える化
入力項目や管理方法を明確に定め、全員が同じ基準で案件を管理できるようにしました。
さらにkintone上で進捗や経営数値をリアルタイムに確認できるため、経営者も“いま事務所がどの状態か”をすぐ把握できるようになりました。
3. 定着の仕組みづくり
マニュアルを整備し、職員向けの勉強会を実施。
加えて、入力漏れ防止のリマインドをチャットで行う仕組みも導入しました。
「仕組みがあるから自然に従う」という環境をつくったことで、運用がスムーズに根づきました。
数字と“質的効果”の両立
kintoen導入の結果、事務所では売上129％アップ、一人あたりの生産性137％アップ という定量的な成果が生まれました。
特に大きかったのは「数値の把握スピード」です。
導入前は、経営数値を出すのに時間がかかり、経営判断も遅れがちでした。
導入後はリアルタイムにデータが見えるため、タイムリーに意思決定できるようになりました。
また、数字以上に事務所の雰囲気や働き方にも変化がありました。
案件の進捗が見える化されたことで、「誰がどこまで進めたか」が一目で分かり、引き継ぎがスムーズに。
職員からは「無駄が減った」「自分の役割が明確になった」といった声が上がり、モチベーション向上にもつながりました。
経営者にとっても、現場の状況を数値で把握できるようになったことで、安心感とともに次の成長戦略を描きやすくなりました。
こうした 数字（ハード面）と現場の意識変化（ソフト面）の両立 が、事務所全体の成長を後押ししたのです。
ご担当者様も、
「kintoneは仕組みさえ分かれば誰でもカスタマイズできる。業務整理と合わせて導入すれば、短期間でも大きな成果が出せる」
と語っています。
案件管理を整えることは、単なる効率化ではなく、事務所の持続的な売上をつくる基盤づくりです。
事務所経営の新しい形を、ぜひ事例から感じ取ってみてください。
詳しいお話はこちらからご確認いただけます。
【セミナー】DX事例に学ぶ！顧客・案件の一元管理
本セミナーでは、全国20拠点に展開し、総勢100名を超えるスタッフが在籍する国内最大手の司法書士法人の代表をお招きし、kintone導入の成功事例をさらに深く掘り下げ、経営者様が直面する課題をどう解決できるのかを具体的に解説します。
特にこのような経営者様におすすめです
・案件管理を紙やExcelに頼っており、業務効率化の限界を感じている
・情報共有の遅れが、顧客満足度の低下や機会損失につながっている
・担当者しか業務を把握しておらず、属人化が不安
・事務所の将来的な成長を見据え、デジタル化による経営基盤を構築したい
この機会に、業務効率化と組織の可能性を広げるヒントを見つけてみませんか？
開催概要
士業事務所向け kintoneで実現する案件管理
日時（いずれかのお日にちでご参加ください）
①2025/10/01 (水)13:00~16:00
②2025/10/07 (火)13:00~16:00
③2025/10/08 (水)13:00~16:00
④2025/10/11 (土)13:00~16:00
形式: オンラインセミナー（Zoom）
皆様のご参加を心よりお待ちしております。
