いつもお読みいただきありがとうございます。
船井総研の寺田眞音です。

前回に引き続き、今を勝ち抜く事務所として顧客を囲い込み、有効なアプローチとしての「顧客管理戦略」についてお送りさせていただきます。

本日は【運用編】ということでより、実践的な中身と事例についてご紹介させていただきます。

早速ではございますが、顧客管理の方法として先生方の事務所では下記のようなお悩みがあるのではないでしょうか

①お客様から案件に関するお問い合わせがあっても担当者以外返答対応できない
➁どの案件のどの業務が遅れていて、どこまで進んでいるのか分からない
③当月の売上や先々の月の売上見込みはいくらか瞬時に分からない

今回は上記のような課題をお持ちの事務所様のために顧客情報を正しく管理でき、いつ・どこでも業務が行うことが可能な反響/案件管理・工程管理システムの1つである「kintone」を中心としたデジタルツールの活用事例をご紹介致します。

①お客様から案件に関するお問い合わせがあっても担当者以外返答対応できない

こちらはkintoneと受電時に顧客情報を自動で見える化するシステム「カイクラ」を連動させることで案件データを瞬時に呼び起こすことで解決できます。

※【 「カイクラ」の着信ポップアップ画面イメージ】

これにより、
・受電と同時に顧客情報が表示され、事務所内担当者や顧客情報が瞬時に把握できる
・新規受電か既存客受電か受電時に把握できるので、特に相続新規客への面談誘導を電話対応スタッフが対応可能に
・kintoneと連動する事でkintoneへの入力情報が表示され、担当者でなくても電話対応が可能に
といったことが実現できております。

➁どの案件のどの業務が遅れていて、どこまで進んでいるのか分からない

こちらはkintone内に搭載されている「案件管理アプリ」を活用すると、把握することが可能です。

上記画像の通り、受任後の未完了案件を一覧で確認することができますので、
各案件別に「誰が担当していてどんな案件なのか」「いつまでに完了予定の案件で現在の業務進捗がどういった状況なのか」といった情報がいつでも誰でも確認することが可能となります。

これにより、上記期日を確認しながら一つずつ処理していけば良いので、業務の遅延が軽減されることだけでなく、各人の担当業務や期日を紙に書きだしたり、頭の中で何をすべきかを考えたりする手間もなくなります。また、代表以外の方でも代表の指示を仰ぐことなく優先順位をつけて業務に着手ができることで所内の生産性が向上へと繋げることができます。

③当月の売上や先々の月の売上見込みはいくらか瞬時に分からない

こちらは、案件登録時に「受注額」を入力することで売上見込額、未計上進捗案件額、実入金額が把握できる・売上見込額、未計上進捗案件額、実入金額等が把握できるようになります。

これにより、自動で当月の売上や先々の売上見込みのような経営数値をリアルタイムで確認することができます。

以上、士業事務所がkintone（案件管理・工程管理システム）の具体的な運用方法ついてお伝えさせていただきましたが、改めて「どの案件の」「どの業務を」「誰が」「いつまでに」完了させなければならないのかをいつでも・誰でも把握できることで業務遅延の軽減だけでなく、新しいマーケティング施策に向けての所内分析にも役立たせることができます。ぜひ一度、皆様の案件管理・工程管理方法を見直していただけますと幸いです。

今回説明させていただいた機能や内容はほんの一部になります。より詳しく知りたいという方は下記URLからお問い合わせくださいませ。

【無料個別相談】
https://funaisoken.ne.jp/samurai271_shihousyoshi/inquiry-consulting.html

今回もお読みいただきまして、ありがとうございました。
次回のコラムでは【応用編】として新規売上アップの為のシステム設計についてお伝えさせていただきますのでお楽しみに！

【執筆者：寺田 眞音】