お世話になっております。
船井総研の櫻木です。

今回のメルマガでは、昨年の総会でも取り上げた士業事務所の組織化についてお伝えします。事務所の規模に応じた組織形態のポイントをまとめましたので、ご参考になれば幸いです。

事務所の規模に応じた組織形態

現在、士業事務所の組織形態として最も多いのは、
所属する部下の上に代表が直接立つ文鎮型組織です。
この組織の特徴としては、代表が従業員の相談や指示を直接担うため、5名規模までの少人数の組織であれば、代表の指示が正確に伝わりやすく、経営の舵も取りやすい形態となります。

文鎮型の部門制組織（5名以上20名未満の組織）では、
従業員が5名を超えると、文鎮型組織と同様に代表が直接指示を出すことになり、誰にどの業務を任せたのか、業務状況の把握できない状況に陥りかねます。そこで、従業員が5名以上の文鎮型組織では部門制の導入を推奨しています。
部門ごとに業務を分けることで、業務状況の把握がしやすくなり、専任化によって業務の速度も上がり、結果的に業務の効率化に繋がります。

しかし、文鎮型の部門制組織が拡大し、20名を超えると、従業員の相談や指示出しの時間だけで代表はかなりの時間を割くことになり、負担が大きくなります。そして、その負担から、代表の経営と現場のバランスが崩れる恐れもあります。

したがって、所属する従業員が20名以上になった場合は、縦型組織への移行を弊社としてはお勧めします。
部門長やNo.2といった幹部を設置し、現場の判断を一任することで、
代表は負担を減らし、経営に専念できるようになります。

部門長・No.2に求められる3要素について

では、代表のの代わりに現場を指揮する部門長・No.2に求められる3要素についてご紹介します。

①意思決定に必要な数字を押さえているか
②現場の状況と経営戦略のズレを把握できるか
③課題を見つけ、改善策を立案・実行できるか

これら3要素を備えた部門長・No.2は
代表が事務所として目指す地点と現場との乖離を防ぎ、数的判断に基づき現場に指示を出せる事務所内においてのキーパーソンとなります。

しかし、士業事務所の組織形態の現状としては文鎮型の組織が主流なのが事実です。そのため、部門長やNo.2といった存在しない事務所がほとんどです。

実際に、弊社が昨年10月に実施した会員様へ向けたアンケート結果は以下の通りです。

縦型組織：35％
文鎮型＋部門制：6％
文鎮型：59％

文鎮型の組織形態の事務所が半数以上もある結果となりました。
文鎮型の組織形態のまま人が増加するほど、代表の負担は大きくなる一方で、
業務の効率化という部分でも、部門長やNo.2に成りうる人的資源を無駄にしている可能性もあります。

今後、業務の効率化や事務所の拡大を検討されている方は、ぜひ組織化について考えてみてください。
今回お送りしましたメルマガの内容につきましては、以下のURLのダウンロードレポートに詳細が記載されています。
こちらも、是非ご参考ください。

また、組織化に関するご相談がございましたら、お気軽にお問い合わせください。お待ちしております。