船井総合研究所相続グループの宮戸秀樹でございます。
 
今回は土地家屋調査士事務所向けの
「未経験者を即戦力化するマニュアルの3つのポイント」についてお伝えしたいと思います。
 
なぜマニュアルが必要かというと、ご存知の先生方も多いかと思いますが、
資格者数が減少しており、今後も資格者数は減少の一途をたどることは避けられません。
更に、資格者の取消者数は登録者数よりも
上回っている状況であることも資格者数減少に拍車を掛けています。
 
こうした状況の中で資格がなくてもできる業務を、
未経験者やパートスタッフに行ってもらい、資格者は本来やるべき業務、
資格者でなくてはできない業務に集中してもらう環境を整えるためにも、
マニュアルは必要不可欠なツールになってきます。
 
実際にマニュアルを作成することでどんなメリットがあるのかをお伝えします。

マニュアル作成で得られるメリット

①聞く時間・教える時間が削減できる

代表や資格者が外出していても、業務を行うことができる
ただでさえ忙しい代表や資格者が教える時間を取れなくても教材として提供できる

②誰にでもできる仕組みをつくることにより生産性があがる

「特定のメンバーしかできない業務」を限りなく少なくできる
担当者が休んでしまった場合でも対応できる体制が築ける

③即戦力化がはかれ、育成スピードがあがる

未経験者でも即戦力化がはかれる
事務所独自の教材により事務所に適した人材が育つ
 

いかがでしょうか？
代表や資格者が１から１０まで行っていた業務を少しずつ移行していくことで
生産性は自ずと上がってくることはご理解頂けると思います。
せっかく採用できた人材になかなか仕事を教えることができず、放置することにより、
すぐに退職してしまうといったご経験もある先生もいらっしゃるのではないでしょうか。
このようにマニュアルをつくることで、すぐに仕事も任せることができるので、
生産性を高めることは勿論のこと、業績が上がる流れもつくることが可能になります。
 
では、そのマニュアルをどのように作成すればいいのか？
そのポイントをお伝えさせていただきます。
 

＜マニュアル作成の3つのポイント＞ 

①担当者独自のやり方は廃止し、全従業員が導入できる方法に統一する

特定のメンバーしかできないという流れをなくし、担当者が社内にいなくても
マニュアルがあることで一通りの業務ができます。
例えば、お客様ごとのやり方を統一しておくことができれば、
担当者が休んだ場合でも業務が滞ることなく、進めることが可能です。
現場でも、測量点の名称を事務所内で統一しておくことで担当者へ確認する時間を削減できます。
 

②業務を「1から10」まで省略せずに書き出しマニュアル化する

資格者からしたら当たり前の業務であっても未経験者からすると分からないことも多く、
業務のすべてを書き出しマニュアル化することができます。
マニュアルがあることで、未経験者でも、他事務所で業務を行ってきた経験者でも、
入社してすぐに自事務所のやり方を理解することができ、即戦力化も図りやすくなります。
 

③法改正や体制変更があった際に随時修正・追記できるように管理・作成する

マニュアルを作って終わりではなく、法改正や体制変更があった際には
修正・追記できるようにしておき、常に最新のマニュアルにしておくことが必要です。
法改正に合わせて更新していくこと、新しい取引先ができたら
更新していくことなどをしなければ、ないものと同じになってしまいます。
　 
上記の3つのポイントを押さえながら実践してみてはいかかがでしょうか？
 
また、マニュアル作成にほかにもおいて細かいポイントはいくつかございますので、
細かい部分まで詳しく聞きたい先生がいらっしゃいましたらお気軽にお問合わせください。
 
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