平素よりお世話になっております。
司法書士事務所様の生産性向上のお手伝いをさせていただいております、船井総合研究所の浅野　大樹と申します。

今回のコラムでは、『司法書士事務所の業務標準化手法』というテーマでお伝えできればと思います。

業務標準化とは『仕事の進め方を処理速度と正確性を軸に処理方法を統一すること』を指します。

皆様の事務所様では『所員様によって処理速度、正確性にバラつき』はございませんか？

処理速度や正確性にバラつきがある要因は様々ですが、『処理方法』が異なっていることが大きな要因である場合が多いです。

処理方法は様々な面から異なります。
・ 何回か電話をして見積作成もしくは処理を進めるためにヒアリングをする
　⇔全てメールでやり取りしている
・自分の知識経験でチェックしている
　⇔チェックリストを活用してチェックしている
など、無数にあります。

上記のような所員様毎の業務処理方法の違いを明確にして、最速かつ最も正確性の高い処理方法に統一する手法が『業務標準化』となります。

そして、その業務標準化をする手法について順番にお伝えします。

①各案件の種別に応じて工程を洗い出す
登記依頼から書類を返却するまでなどの案件が完了するまでの全ての工程を時系列順に細かく洗い出します。
たとえば見積作成の工程だとこのように洗い出します。
(1)仲介・設定銀行に登記内容の確認を行う
(2)業務システムへ新規事件登録をする
～略～
(8)送付状を作成し、FAXで送る(10分)orPASSを付与して見積書をメールで送る

②各工程を所員様がどのように進めているかヒアリングする
例えば『(1)仲介・設定銀行に登記内容の確認を行う』において、Aさんは電話、Bさんはメール、CさんはFAXで、どのような内容で何回やり取りしているかを確認します。
※あくまで例となりますので、予めご了承ください。

③各々の所員様がその工程で作業している時間をヒアリングする
(1)の工程において、下記のようにされていました。
Aさんは電話　２～４回（不通、折り返し待ち含む）10～20分
※折り返しの際は他の所員が電話を取るケースあり、自身が離席している場合もあり
BさんはメールとFAX　１～２回　5分

④時間の短い所員様の工程に処理方法を統一する
(1)の工程における処理方法は『メール・FAX』の方が処理速度が上がり、かつ正確性（聞き間違い防止）も担保されるため、できる限り『メール・FAX』を事務所のスタンダードとします。

上記の例はあくまで考え方の一例だとお考えいただければと思います。

工程を細分化して、その工程を所員様毎の処理方法と必要時間をヒアリングし、処理速度が速く、正確性の高い処理方法に事務所として統一することで、1件当たりの処理時間を最大限に短縮できます。

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お読みいただきまして、誠にありがとうございました。
引き続き、どうぞ宜しくお願い申し上げます。