【土地家屋調査士の皆様へ】kintone（案件管理・工程管理システム）を活用した業績アップの成功事例とポイント
いつもお読みいただきありがとうございます。船井総研の菅野です。
今回は、kintone（案件管理・工程管理システム）を活用した業績アップの成功事例とそのポイントを
紹介させていただきます。
人数は変わらずに測量部の2020年12月の売上が1月～11月の売上平均の2.8倍になった土地家屋調査士事務所様がございますが、
なぜ人数は変わらず、約3倍も売上を上げることができたと思いますか？
それは、kintoneを活用して、業務のスケジュールを細かく管理し、
事務所内で定期的に工程会議を実施したためです。
長年、土地家屋調査士業務をやられてきた方なら、
業務のスケジュールを管理して、予定通りに完了させることは難しいことではないかと思いますが、
慣れていない方だと、「2か月」で完了するべき確定測量の案件も
「3か月後」「4か月後」に完了が遅れてしまうことがあります。
本来、2か月後に売上を上げるべき案件もどんどん先伸ばしになってしまうので、
しっかりスケジュールを立て、予定通りに業務を完了させていくことが重要です。
ですので、今回はスケジュール管理に課題のある事務所様に対して、
Kintoneを活用して、スケジュールを細かく管理し、予定通りに案件を完了させていくポイント
をお伝えいたします。
①案件管理アプリを活用して、自動でスケジュールを組む
添付の画像をご覧ください。
「境界確定測量」と「業務開始日」を選択するだけで、
自動で「調査～納品・請求」までスケジュールを組むことができます。
これなら、スケジューリングが苦手な方でも
事務所で決めた期日通りに管理することが可能になります。
②各担当者の仕掛中案件一覧で見える化を行う
仕掛中の案件は当然のことながら、1件のみではなく複数あります。
同時並行で複数の案件を処理していくことになりますので、
「いま各担当者の手持ちの案件はどれだけあるのか」を見える化させることが
重要になります。そうすると、「どれだけ案件があるのか」ということだけでなく、
「各担当者の現状の業務量」も把握することが可能になります。
案件を割り振る際にバランスを取ることもできますね。
③工程会議の実施
①の案件管理アプリでしっかりスケジュール管理し、
②の仕掛中案件一覧で見える化を行った上で
定期的に工程会議を実施すると効果を発揮します。
「誰が」「どの案件の」「どの業務を」「いつまでに」実施するかを
事務所内で共有して、業務を処理していけば漏れもなく期日通りに
完了させることができます。
例えば、成果品作成や納品などの後処理業務は
立会が完了すると後回しになりがちな業務なので、
完了させないと、いつまでも売上に計上されてきません。
そのような業務もkintoneを活用しながら、工程会議で確認すると
漏れることなく完了させることが出来るので、売上計上を先伸ばしにせず
に済みます。
売上を2.8倍にしたポイントは以上になりますが、いかがでしたでしょうか？
「なんだ。そんな簡単なことか」と思われた方もいらっしゃると思いますが、
細かいスケジュール管理や案件の見える化は簡単なようで、
いざ実施するとなると中々難しいことです。
kintoneを活用すると、自動で管理することが可能になるだけでなく
工程会議時間も短縮することが出来ますので、
ぜひ活用してみてください！
今回もお読みいただきまして、ありがとうございました。
次回のコラムをお楽しみに！
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今回説明させていただいた機能や事例はほんの一部になります。
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【執筆者：菅野 紘之】
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