【土地家屋調査士向け】kintone（案件・営業管理システム）を活用した「業務の詰まり」を可視化する方法とは
目次
いつもお読みいただきありがとうございます。船井総研の菅野です。
今回は、kintone（案件管理・工程管理システム）を活用した「業務の詰まり」を把握する方法を
紹介させていただきます。
早速にはなりますが、皆さまは確定測量業務の中で「どの業務が」「どれだけ詰まっているか」把握されていますでしょうか？
皆さまの中で現場の状況にもよりますが、「最低でも3か月以内には完了させたい・・・」「理想では2か月で完了させたい・・・」けど、特に業務の期日を決めておらず、気が付いたら案件の完了が「3か月後、4か月後」になってしまうケースがあるかと思います。
それは特に時間がかかってしまう業務、つまり改善箇所を適正に把握できていないことが要因の一つにあります。
理想的な工程で案件を完了させていくためには、「徹底した期日管理」と「改善箇所の把握」が必要になります。Kintoneを活用して期日管理をすると遅れている業務が把握できるので、適正な業務処理を見直し、改善に繋げることができます。
ですので、今回はkintoneでどのように改善箇所を把握するか。その方法をお伝えしていきます。
①案件管理アプリを活用して、自動で理想的なスケジュールを組む
添付の画像をご覧ください。
「境界確定測量」と「業務開始日」を選択するだけで、
自動で「調査～納品・請求」までスケジュールを組むことができます。
これなら、スケジューリングが苦手な方でも
事務所で決めた理想的な工程で管理することが可能になります。
②タスク管理アプリで担当者別のタスクと期日を見える化させる
案件管理アプリに案件を登録すると自動でタスク管理アプリに飛ばすことができます。
添付画像をご覧ください。
「予定終了日」「業務名」という形で「期日」と「業務名」を見える化させることができます。
この期日に合わせて、業務を処理していけばよいので、誰でも同じ品質で処理することができます。
また、青色で着色している箇所は「予定終了日が7日以内の業務」、赤色で着色している箇所は
「予定日終了日を過ぎた業務」なので、どの業務から完了させるべきかという優先順位もつけることができるので、新人の方でも管理しやすいものになっています。
③グラフで遅延業務の見える化
②タスク管理委の「完了日」に日付を入れていくと、完了予定日との差分が算出されます。
完了予定日より遅れて完了すると、添付画像のグラフに情報が集約されていきます。
例えば、「成果品作成」が特に遅れているのであれば、
●資格者でなくても出来る業務なので、分業しよう！
●教える時間がないなら、マニュアルを作って成長してもらおう！
など、改善に役立たせることが可能になります。
いかがでしたでしょうか？
Kintoneはただ案件管理・工程管理に活用するシステムではなく、効率化にも役立たせることが
できるシステムになっております。
ただなんとなく業務を処理するのではなく、しっかり期日管理をして処理していくことで、改善箇所が見えてくるので事務所の効率化に繋げることができますのでぜひ活用してみてください！
今回もお読みいただきまして、ありがとうございました。
次回のコラムをお楽しみに！
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今回説明させていただいた機能や事例はほんの一部になります。
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【執筆者：菅野 紘之】
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