確定測量業務生産性向上のカギは立会にある

土地家屋調査士事務所の先生方なら誰でも業務の生産性を上げたいと考えているかと思います。
ただ特に業務期間が長い「確定測量」の業務をできるだけスムーズに処理したいとは思っていても中々出来ていない先生方も多いのではないでしょうか。
そのような先生方に質問です。
確定測量の調査から成果品作成までどのくらいの期間で処理しているでしょうか。

私たちが提唱しているのは「60日」です。
実際に弊社のコンサルティング先の事務所様でも60日で完了できる事例が数多くあります。（※エリアや官民立会・民民立会に応じて若干の前後はありますが、遅くとも受注してから60日で完了させることを目指している、という定義です。）

もちろんどの事務所様も最初からこの期間を達成できていたわけではありません。
ただ多くの事務所様に共通していた、あるボトルネックを解消すると、この60日という数字に近づきます。
そのボトルネックこそが「立会業務」です。
この立会をいかにスムーズに完了できるかが確定測量をスムーズに完了できる鍵となります。

そこで今回、弊社の「司法書士・土地家屋調査士事務所経営研究会」の会員様よりどのように立会業務をスムーズに処理しているのかアンケートを取らせていただきました。
その一部を、今回メルマガ購読者の皆様に特別公開させていただきます。

ケース①：隣地と連絡がつかない

立会の日程調整をしようとすると隣地の方と連絡がつかず、中々立会日が決まらないということは多いのではないでしょうか。
そこで処理が早い事務所様では下記のような「挨拶状」を作成しております。

挨拶状を作成する際には下記のポイントを押さえておきましょう。
⑴代表の顔写真や事務所の様子が分かる写真を用いることで、事務所としての安心感を訴求する
⑵案件番号を記載することで、どの現場の隣接者かを問い合わせ時に判断できる
⑶おおよその立会日時を明示しておくことで、こちらのスケジュール感を理解させ、遅延を防ぐ
⑷作業工程を明記することで今後何がされるのかを伝え、安心感を訴求する
⑸送付するタイミングは受任後すぐに送付する（ある程度立会日に見込みを付ける）

また最近では立会の日程調整にLINEを用いることをおすすめしております。
隣人が高齢者の方ではLINEは難しいかもしれませんが、立会日が中々決まらない方は日中忙しくされている方＝働き盛りの方です。
そのためLINEでの日程調整が非常に有効です。
弊社のコンサルティング先でもLINEの場合と電話の場合とうまく使い分けて立会の日程調整をスムーズに行っております。

ケース②：立会に時間がかかってしまう

続いて立会当日で生じる課題として、「担当者によって品質もかかる時間もバラバラ…」となっている事務所様も多いのではないでしょうか。
この課題に対して処理が早い事務所様は「立会の流れを所内で統一する」ことを徹底しております。
具体的には基準となる立会の流れや手順を事務所として設定しておき、スムーズに立会できる方の進め方をガイドラインとして残してあります。

このようなガイドラインマニュアルを作成するのは手間ではありますが、その分メリットも多いです。
メリット１：立会ができる担当者が複数名いる場合、事務所としての基準を設けることで、担当者ごとの立会品質の差をなくすことができる
メリット２：立会経験の少ない担当者であっても、安定して当日の立会業務を遂行できる
メリット３：持ち帰って確認せずに済み、その日のうちに立会を完了できるようになる

とくに今では文面だけではなく、動画に撮って教育することで、より分かりやすいマニュアルを作成することができます。
所内スタッフで品質に差が出ないよう、今一度教育体制を見直してみてはいかがでしょうか。

その他の事例

今回ご紹介したもの以外でも数多くの事例共有がありましたので、一部抜粋させていただきます。
-ケース：隣地と連絡がつかない-
・居場所を特定するため、facebookなどのSNSを閲覧する
・市役所の固定資産税課に連絡を取ってもらえないか相談する
・自治会長や民生委員、地域にある交番などへ聞き込み
・現場担当者が挨拶だけに出向くことを避け、営業担当者に分担する

-ケース：立会に時間がかかってしまう-
・立会前に社内検討会を実施する
・境界に争い等がないと思われるところから行う
・不動産会社を通じて、売主･買主と境界想定ラインや越境への対応を決めておく
・境界線付近に障害物がある場合は事前に取り除いておく

おわりに

いかがだったでしょうか。
今回のメルマガでは確定測量業務をいち早く完了させるために、立会業務をスムーズに行う方法についてお伝えしました。
今回ご紹介したのは実際に他事務所で取り入れている成功事例ですので、明日から行えるものも多いと思います。
1つでも事務所に取り入れてみて事務所の生産性向上に役立てていただけると幸いです。

また弊社の研究会ではこのような他事務所の成功事例をコンサルタントからの見解を含め、再現性を高めてお伝えしております。

・他事務所の取り組みを知りたい
・とにかく忙しい日々から解放されたい
・事務所の生産性・売上を上げたい

上記のようなお悩みをお持ちの方はぜひ一度お試し参加してみてはいかがでしょうか？
特に次回は1年を締めくくる総会になります。
普段の例会以上のコンテンツをご用意しておりますので、1年に1回限りのこの機会にぜひお申込みくださいませ。

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司法書士・土地家屋調査士事務所経営研究会
【次回開催日時】
日程：12/18(土)　11:00~16:30 @web
参加費：お試し参加は無料（1事務所1回限り）
【お申込み・研究会の詳細はこちら】
https://shihousyoshi-samurai271.funaisoken.co.jp/page-93/page-264
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