いつもお読みいただきありがとうございます。船井総研の菅野です。
今回は、kintone（案件管理・工程管理システム）と連携させて書類を管理する方法を紹介させていただきます。

大量の書類の中からいつも資料を探している方へ

皆さまは普段から書類をどのように管理されていますか？
「全ての書類を一つのファイルにまとめている」「書類をそのまま机の上に置いている」など、紙で管理している事務所様がほとんどではないでしょうか。

上記のような管理方法ですと、「あの現場の図面が必要！」「この現場の写真が必要！」という時に探さなければなりませんし、その瞬間は数分程度ですが、毎日積み重なると数時間も無駄にしていることになります。

ですので、書類の探す手間を省く、事務所内で共有するためにはBOX（クラウド上の管理ツール）が必要になります。また、BOXはkintoneと連携させることも可能なので管理がとても楽になります。
今回はkintoneとBOXはどのように連携され、どのように活用できるのか。その方法をお伝えいたします。

①新規案件をkintoneに登録する

添付の画像をご覧ください。
新規案件の必要な情報を登録すると、BOXのURLが発行され連携されます。

②BOXの管理方法（実際に他事務所がどのように管理しているのか再現いたしました）

Kintoneで案件を登録すると、現場住所が案件管理用に自動で反映されます。
こちらを上記のように整理すると、書類が必要なときにすぐ確認することが可能になります。
BOXは検索機能もあるので、フォルダ名や保存名を事務所で統一すれば、簡単に発見できます。

③その他実現できること

KintoneとBOXの連携ができ、ワンマン測量×分業制を導入していると上記の図のように
調査（事務所から資料をBOXへアップ）→測量（測量担当者が現場データを受け取り測量）→作図（測量データをもとに事務所の作図担当者が作図開始）
を実現することが可能になります。
いま先方から求められることは安定的に案件をこなしてくれる事務所なので、
書類管理だけではなく上記の図のような処理体制も目指していきましょう！

いかがでしたでしょうか？
Kintoneは案件管理・工程管理に活用するシステムではなく、他のツールと連携して効率化に繋げることが可能になります。
まずはkintoneを導入した後に、BOXとの連携も検討してみてはいかがでしょうか。

今回もお読みいただきまして、ありがとうございました。
次回のコラムをお楽しみに！

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今回説明させていただいた機能や事例はほんの一部になります。
他にも「社員育成」や「生産性向上」のアプリもございますので、
より詳しく知りたいという方はこちらからお問い合わせください。

司法書士・土地家屋調査士事務所経営研究会
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