【行政も活用中！】kintone活用で相続業務の生産性を上げる方法！デジタルツールを選ぶ際のポイントも解説！
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士業支援部の財津です。
行政でもデジタル化が加速
昨年、サイボウズ株式会社が大阪府と連携し、kintone（キントーン）を活用した「新型コロナウイルス対応状況管理システム」を作成したという発表がありました。
コロナウイルスの状況を集計するための電話対応や聞き取り調査など、患者数の増加に伴い、コロナウイルス関連業務の負荷が大きくなっているといった課題がありました。
そこで大阪府は、「kintone（キントーン）」を導入し、システムによる案件管理を実施することで大幅な業務効率を実現しております。
また、現在は上記のkintoneによる管理テンプレートを各地方自治体に展開しており、行政へkintoneが急速に浸透していっています。
このように、士業と関連性の高い行政も現在はkintone等の管理システムを導入している時代へと変わってきました。
行政が変化を起こしている今だからこそ、kintoneを活用した事務所体制の変革がこれから必要になってくると思われます。
そこで、本コラムでは、kintoneを活用して、相続業務の大幅な生産性向上を達成した事例をご紹介させていただきます。
相続業務の生産性向上における成功のポイント
相続業務の生産性向上における成功事例のポイントは下記3つです。
・相続部門の部門化・分業化・仕組化
・各種デジタルツール（kintone等）のデータ連動による業務効率化
・デジタルに即した業務処理体制の再構築
・相続部門の部門化・分業化・仕組化
デジタル活用を行う前に、まずは組織を再整備することが最も重要なフェーズになります。
弊社の会員事務所様でも相続業務を部門化できている事務所とそうでない事務所で生産性が大幅に変わっております。
部門化できている事務所は、パートを含めた人時生産性（1時間当たりの生産性）でも4,000円以上を達成している事務所が多いです。
逆に、部門化できておらず、例えば資格者が決済業務と相続業務を兼任している事務所では、相続部門の生産性は大幅に下がり、人時生産性3,000円、さらに生産性の低い事務所で2,000円台の事務所もあります。
相続業務を部門化し、専任業務にするだけで大幅に生産性は改善されることが分かります。
また、相続業務を部門化できている事務所は、「分業化」や「仕組化」も上手く実現できております。
「資格者とパートの役割の明確化」や「パートメインの業務処理体制の標準化」を行い、分業体制を構築することが、相続業務の生産性を高める上で必須になります。
・各種デジタルツール（kintone等）のデータ連動による業務効率化
現在、世の中には様々デジタルツールが存在します。
各工程で効率化するためのツールは様々ありますが、重要なことはそのツール同士に連動性があるかどうかです。
生産性の高い成功事務所様では、相続案件の問い合わせを受電してから、納品するまでをデータ連動することで、業務効率化を実現しております。
案件管理ツールの「kintone」と顧客設定クラウドの「カイクラ」をデータ連動させることで、電話受電から業務処理までを一元管理することが可能となっております。
上記ツールのデータ連動により、
「担当者じゃないと案件の状況が分からない…」
「状況が分からないので引き継ぎたいが、担当がおらず折り返しの回答になってしまう…」
といった問題が解消することができ、誰でも顧客対応が可能となり、面談担当者の業務量を削減することに成功しました。
・デジタルに即した業務処理体制の再構築
デジタルツールを導入する上で、今までと同じ業務処理体制で業務を進めていくことは、業務効率化の弊害となります。
デジタルツールを導入する際には、「デジタルに即した業務処理体制の再構築」が重要なポイントになります。
例えば、面談担当と業務処理担当のやり取りです。
現状、面談担当（資格者）と業務処理担当（パート）のやり取りは、対面か電話でのやり取りが基本になっていないでしょうか？
このやり取りをコミュニケーションツールの「chatwork」とビデオコミュニケーションツールの「zoom」による対応に変更することで、資格者の業務スピードの低下を防いでおります。
このように、各工程である様々な業務処理の課題は、デジタルツールを活用することで改善することができますが、その際にデジタルに即した業務処理体制を再構築しないと弊害が生じてしまいます。
生産性向上成功事務所のご紹介
実際に、デジタルシフトに取り組み、生産性を飛躍的に向上されている「司法書士あいち司法＆相続様」の実績についてご紹介させていただきます。
・1年で相続業務の生産性が1.5倍へと成長
・遺産整理業務の高単価商品受任1件/年→124件/年
・今話題のkintoneを活用した事務所体制
・相続手続き業務の90%以上をパート社員で対応
この度、相続分野に注力し、パートも含めた時間当たりの生産性が最大5,039円を達成されている司法書士あいち司法＆相続 代表 今井裕司先生にお話いただく特別セミナーを開催出来ることになりました。
セミナーでは、相続業務の生産性を高めるためのポイントや具体的な取組み、お勧めのデジタルツール等の内容についてお話いただきますので、デジタル変革を進めたい事務所様は是非ご参加くださいませ。
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